2. Intégration

Les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre pro logiciel de GMAO vont définir le temps que vous devez consacrer au paramétrage et à la saisie régulière.

2.1 Comment intégrer votre GMAO ?

Votre logiciel sera-t-il équipé d’outil d’importation depuis des formats standards (Excel, csv, …) ? Si oui, prenez du temps pour les explorer ou demandez une formation. Ils vous feront gagner beaucoup de temps.
Il possible d’embaucher (un apprenti, un intérimaire, un CDD ou un stagiaire) pour palier à la surcharge de travail. Néanmoins, ils ne seront pas suffisamment impliqués dans la structuration de votre service pour correctement renseigner le référentiel. Des erreurs sur le référentiel risquent de désorganiser le service, de ralentir le service ou de générer des erreurs sur les indicateurs.
La configuration du logiciel peut être effectuée par les intégrateurs sous condition de fournir les documents nécessaires. Ils connaissent généralement bien leur logiciel et iront plus vite que vous. Ils peuvent faire des importations directement sur base de données, une opération impossible ou très délicate pour un utilisateur.

2.2 Démarche pour configurer le logiciel

La configuration du logiciel sera une tâche importante et à ne pas négliger. Elle va représenter une augmentation de la charge de travail, il est donc préférable de la placer sur des périodes propices (inventaires, vacances, …). Une mauvaise déclaration de votre référentiel va générer des erreurs de saisie ou augmenter les temps de saisie des techniciens. Une bonne intégration permet de ne pas ralentir les intervenions ou d’enliser le service. Quelques conseils :

• Priorisez vos tâches pour la configuration, donnez-vous des objectifs atteignables avec des paliers. Exemple :
1. Déclarer un premier ses équipements de premier niveau (machines)
2. Enregistrer ses salariés et configurer les droits
3. Enregistrer les préventifs importants sur vos premiers équipements
4. Enregistrer les sous équipements
5. Enregistrer les documents
6. …
7. Les pièces de rechanges peuvent être crées au fur et à mesure des commandes ou des changements
• Assurez-vous que le logiciel dispose de moyen d’import depuis des fichiers externes (Excel, csv, txt, …)
• Mettre à plat la structuration de vos équipements en fonction des paramètres du logiciel, le découpage des lignes, les catégories de machine, combien de niveau de sous équipements, comment gérer les consommable, …)
• Ne cherchez pas à utiliser l’intégralité des fonctionnalités du logiciel si votre organisation ou vos ressources matériels et humaines ne le permettent pas. Exemple :
1. Enregistrer les documents et les checklists si vous n’avez pas de tablette pour consulter ces éléments sur place.
2. Renseigner toutes pièces d’une machine si vous n’en gérez que quelqu’une en stock, ….
3. Renseignez des sous équipements si vous n’intervenez pas dessus.

2.3 Type de GMAO : Préventif ou curatif ?

Généralement, les maintenances curatives sont traitées en premier. L’objectif est d’assurer une traçabilité sur les comptes rendu d’intervention et d’avoir les premiers indicateurs. Au fur et à mesure, vous commencerez à saisir vos préventifs comme des tâches obligatoires (certifications), des contrôles, des nettoyages et l’entretien des équipements. L’objectif des préventifs est de réduire les taches curatives dans l’objectif de planifier les arrêts de production.

2.4 Comment gérer les accès ?

Dans la plupart des cas, le logiciel peut s’adapter à toutes les organisations, il faut alors adapter les rôles. Un mauvais paramétrage ou l’absence de méthode peut mener à des dérives. Le compte rendu des interventions est généralement effectué par les exécutants. La planification des ordres de travail peut être réalisé par l’exécutant ou par un planificateur de maintenance. Même dans les organisations horizontales, il est préférable de limiter les rôles pour la gestion du référentiel car des erreurs de saisies sur le référentiel et des analyses (par manque de formation sur le logiciel dans la plupart des cas) peut générer des grosses erreurs et impacter tout le service.

2.5 Quels résultats attendez-vous ?

Lorsque vous utilisez un logiciel de GMAO, c’est la traçabilité qui nécessitera le moins de rigueur et de temps. Il suffit généralement de saisir un référentiel d’équipement et de saisir les comptes rendus au fur et à mesure des interventions. Vous aurez alors rapidement accès à un historique des interventions avec une vue sur les antécédents et la possibilité de les filtrer par machine, par date et par exécutant. Les demandes d’intervention peuvent être traités en fonction de leurs priorités.
La planification permet de gérer les agendas des exécutants. Sur ces agendas, il est possible de planifier les OT et les préventifs. L’avantage d’un logiciel de GMAO est de déterminer la durée des préventifs sur une période sélectionnée pour vous permettre de visualiser la charge de travail à venir.
La gestion des pièces de rechange et des consommables sera opérationnelle si vos référentiels d’achat, d’article et de stock sont suffisamment complets ou si votre GMAO est interfacé avec l’ERP. Elle nécessite donc plus d’investissement. Elle est généralement appréciée sur les pièces à forte valeur ajoutée. Elle permet également de vérifier la disponibilité des pièces pour une intervention planifiée.
La gestion des coûts peut être plus ou moins complexe en fonction de la précision souhaitée. Par exemple, vous pouvez définir un coût horaire général pour les exécutants ou un coût horaire par salarié. Il faut alors saisir l’opérateur à chaque intervention avec un mot de passe et tenir son référentiel de taux horaire à jour. La gestion des coûts inclue également les pièces et les prestaires.
Lorsque vous avez un bon référentiel (avec des familles d’équipements, des types d’interventions, des types de causes, …) des indicateurs peuvent être facilement déployé pour évaluer les performances de votre service et identifier les problèmes récurrents. Exemples d’indicateurs : un taux de réalisation sur les demandes d’intervention, le taux d’ordre de travail réalisé des types préventif et curatif, un palmarès des durées d’intervention par équipement, …

2.6 Quel support ?

Un logiciel de GMAO avec le matériel associé peut améliorer vos interventions. Il existe différent support pour un logiciel de GMAO : ordinateur fixe, ordinateur portable, tablette et smartphone. Chacun présente des avantages et des inconvénients. Avec une couverture wifi ou par données mobiles, des solutions mobiles permettent d’améliorer les interventions (en temps et en qualité) :

• En mettant à disposition des documents
• Checks listes cliquable
• Appareils photos disponibles
• Scannage (équipements et/ou articles)
• Saisie des comptes rendus sur le lieu d’intervention

2.7 Intégration du logiciel dans le SI

Figure 3 : GMAO dans un système d’information

2.8 Les normes

• La norme X 60-010 (1994)
• La norme NF EN 13306 (janvier 2018)
• La norme NF EN 15341